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【コラム】従業員が10人に達したら何が必要？就業規則を作成する際の重要ポイントを社労士が解説

従業員が増えることは、会社の成長を示す喜ばしい出来事です。しかしその一方で、就業規則の整備をはじめとする労務管理体制の見直しなど、対応すべき事項も増えていきます。
従業員数が常時10人以上に達するかどうかは、労務管理における重要ポイントの一つです。これは就業規則の作成・届出が法律上の義務となるうえ、それまでの少人数体制では問題のなかったものが、労務管理上対応しきれない場面が増えてくるタイミングでもあるためです。
本記事では、就業規則の作成・届出義務の基本から、適切に就業規則を運用するためのポイントまで、社労士の視点から解説します。

 

従業員10人前後は労務管理を見直すタイミング

従業員10人前後は、以前まで対処できていた労務管理体制に限界が見え始める時期です。創業当初は経営者が従業員一人ひとりと直接コミュニケーションをとることで、ルールが明文化されていなくても大きな問題にならなかったかもしれません。しかし、従業員数が増えるにつれ、労務トラブルのリスクは増加していきます。
実際に、この規模の企業でよく見受けられる問題点・課題として以下が挙げられます。

•労働条件通知書を作成していない

•年次有給休暇の管理簿を作成していない

•就業規則が存在しない、または長年見直していない

•パート社員と正社員でルールの整合性がない

これらの状態は、労使トラブルが起こった際に会社の対応を裏付ける根拠に不備がある、とても危険な状態です。また、「管理できていないこと」そのものが法令違反となる事項も多くあり、行政からの指摘リスクを抱えることになります。

こうした問題点を放置したまま従業員が増え続けると、会社を守る根拠を欠いたまま労使トラブルに対応せざるを得なくなります。従業員10人前後という規模は、こうした課題に一つずつ向き合い、労務管理体制を整える絶好の機会でもあります。

 

従業員10人以上で就業規則の作成・届出が義務化

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する「事業場」の使用者に対して、就業規則の作成と労働基準監督署への届出を義務付けています。原則、事業場ごとに作成する必要がありますが、要件を満たせば一括して作成・届出することも可能です。なお、人数の判定にポイントがあるので下記で解説します。

・労働者には正社員だけでなくパートタイム労働者等も含まれます。ただし、派遣労働者は派遣元の労働者としてカウントされるため、派遣先の人数には含まれません。

・「常時」とは、臨時的に10人以上となるような場合は対象にならないということです。
→例えば、繁忙期のみの臨時的なアルバイトは一般的に人数のカウントに含みません。

・人数のカウントは、企業全体ではなく事業場単位で行います。
→【A事業場：8名、B事業場：5名】のような場合、それぞれの事業場では10人未満となるため、直ちに就業規則の届出義務が発生するわけではありません。しかし、労働者の増加に伴い労務トラブルのリスクが高くなることに変わりはありませんので、実務上は全体で10人を超えるような企業の場合、就業規則の作成を推奨します。

 

就業規則を作成してから実際に運用するまで

就業規則は、会社の憲法と呼ばれることもあります。社内のルールを明文化することで、労務トラブルの予防や、トラブル発生時に会社を守るための根拠を備えることができます。ただし、就業規則の作成・届出の方法や、就業規則を有効に機能させるためには、法律で定められた様々なルールに従う必要があります。

 

①就業規則の作成

就業規則を作成する際は、単に社内ルールを自由に書けばよいというわけではなく、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、制度として運用している場合に記載が必要となる「相対的必要記載事項」があります。

 

② 就業規則の届出

就業規則を作成した後は、以下の手続きを経て労働基準監督署へ届け出ます。

1.労働者代表から意見を聴く

2.労働者代表の意見書を添付する

3.労働基準監督署へ届け出る

これらの手続きを怠ると罰則の対象となりますが、届出自体は就業規則の効力発生要件ではありません。以下で詳しく解説します。

 

③ 就業規則の周知

就業規則は、届出を済ませただけでは効力を持たず、労働基準法106条1項において就業規則を労働者に周知することが使用者の義務として定められています。周知の方法としては、

•各事業場の見やすい場所への掲示・備え付け

•電子データ化し、PC等でいつでも確認できる状態にする

•書面の交付

などがあります。届出さえしていれば安心、というわけではなく、正社員・パート・アルバイト等就業規則の適用を受ける全ての労働者がいつでも確認できる状態にしておくことが不可欠です。周知されていない就業規則は、懲戒や解雇などの場面でその有効性が争われるリスクが大きいため、注意が必要です。

 

就業規則は会社独自のルールを盛り込むこともできる

就業規則には、先述した2つの記載事項の他に、会社が独自の制度を導入する場合に定めるものとして、「任意的記載事項」と呼ばれる項目があります。
例えば、下記の項目が例として挙げられます。

•服務規律

•在宅勤務制度

•副業・兼業のルール

•資格取得支援制度 等

就業規則は単なる法令遵守のための書類ではありません。自社らしい働き方や企業文化を反映し、採用力や定着率の向上につなげるための経営ツールでもあります。インターネット上のひな形をそのまま利用するのではなく、自社に合った制度設計を行うことが重要です。

 

就業規則に関するよくあるQ&A

Q1.従業員数が10人未満でも就業規則を定めることはできますか？
はい、可能です。労務トラブルの回避のため作成することを推奨します。

Q2. 従業員が10人以上となった場合、いつまでに就業規則を届け出なければいけませんか？
明確な期限は定められていませんが、労務トラブルに備えて早めの届け出を推奨します。
Q3. 労働者代表が規定に反対しました。どうしたらいいですか？

意見の聴取は協議や同意まで求められるものではありませんが、今後の労使トラブルを防ぐためにも十分な説明と対話を行うことが重要です。

F＆Partnersの社労士からの提案

F＆Partnersでは、就業規則の作成・見直しだけでなく、労働条件通知書の整備、有給休暇管理、給与計算体制の構築など、会社の成長段階に応じた労務管理体制の整備を総合的にサポートしています。

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